5 semplici passi per eliminare la ridigitazione manuale degli ordini: la guida semplificata per VSE/PMI dell'industria. ‍

In un mondo in cui la digitalizzazione è al centro delle strategie di trasformazione aziendale, le piccole e medie imprese industriali si trovano spesso ad affrontare sfide specifiche. Una delle più dispendiose in termini di tempo e denaro è la reimmissione manuale degli ordini dei clienti. Questa pratica, ancora troppo diffusa, fa perdere molto tempo, porta a molteplici errori e ostacola l'efficienza dei team commerciali e amministrativi.

L'obiettivo di questa guida è quello di mostrare come sia possibile ridurre quasi a zero la digitazione manuale utilizzando soluzioni dedicate alla vostra attività BtoB.
Ma prima è essenziale capire perché le soluzioni di e-commerce tradizionali non funzionano per il settore BtoB. ‍

Perché l'e-commerce tradizionale non funziona per il BtoB?

Quando si parla di digitalizzazione degli ordini, la prima risposta è spesso: "Perché non creare un negozio online in modo che i clienti possano effettuare direttamente i loro ordini?".
Se questa soluzione è efficace nel settore BtoC, è ben lungi dall'adattarsi alla realtà del BtoB, ed ecco perché: ‍

1. Abitudini di ordinazione diverse

Nel settore B2B, ogni cliente ha il proprio modo di effettuare un ordine. Alcuni preferiscono inviare un'e-mail con un allegato, altri trasmettono le loro richieste tramite EDI (Electronic Data Interchange), mentre altri ancora optano per una semplice telefonata o un file Excel. In un simile contesto, una piattaforma di e-commerce tradizionale non può coprire tutte le possibilità.

2. Regole di prezzo complesse

Gli ordini BtoB spesso includono molteplici regole di prezzo e condizioni specifiche per il cliente, impossibili da gestire tramite una semplice interfaccia di e-commerce. I fornitori devono elaborare questi ordini in modo accurato e senza attriti.

3. La necessità di integrarsi con i sistemi ERP esistenti

Le aziende industriali si affidano già a sistemi ERP per gestire la produzione, le scorte, le spedizioni e la fatturazione. Un sito di e-commerce tradizionale è raramente progettato per integrarsi direttamente con questi strumenti, il che aggiunge un ulteriore livello di inserimento manuale dei dati.

4. Relazioni personalizzate con i clienti

Il commercio BtoB si basa su forti relazioni umane.

Gli ordini non sono puramente transazionali: spesso includono trattative sul prezzo, termini di pagamento specifici o sconti speciali che non possono essere facilmente automatizzati tramite un sito di e-commerce. ‍

Esiste un'unica soluzione possibile per ridurre la digitazione manuale: una serie di interfacce personalizzate per le esigenze BtoB, abbinate all'intelligenza artificiale.

Siamo pragmatici: ridurre i rientri manuali non è un processo complicato, ma richiede alcuni passaggi chiave per garantire la digitalizzazione di tutti i flussi di ordini in entrata.

Perché questi flussi rimarranno diversi e dobbiamo adattarci ad essi piuttosto che cercare di unificarli. ‍ ‍

1. Fase 1: fornire ai clienti "manuali" un'interfaccia di ordinazione

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La maggior parte dei clienti B2B non dispone di strumenti per gli ordini e li effettua manualmente, tramite e-mail, file Excel o un modulo d'ordine tradizionale. Questi clienti sono spesso una minoranza, ma rappresentano comunque un volume di ordini significativo e dispendioso in termini di tempo. Fornire loro interfacce semplici e intuitive per ordinare da voi cambia le loro abitudini molto rapidamente, e non tornano più indietro: è molto più veloce effettuare un ordine con uno strumento progettato per questo scopo che con un'e-mail o un documento da compilare.

Attenzione però: non tutti i vostri clienti manuali effettuano gli ordini nello stesso modo. Alcuni lo fanno da un magazzino, in un negozio, su uno scaffale, mentre altri sono dietro al loro computer, ecc... Ecco perché, nel B2B, è necessario offrire una varietà di interfacce adatte a tutti gli usi potenziali.

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2. Fase 2: fornire ai team di vendita gli strumenti per prendere gli ordini dei clienti

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Questa fase potrebbe essere invertita rispetto alla prima, a seconda del volume di ordini presi dai team sul campo rispetto agli ordini effettuati dai clienti in autonomia.

Nel settore B2B, una buona parte degli ordini proviene spesso dai team sul campo, che possono o meno visitare i clienti. È quindi essenziale digitalizzare anche questo processo e dotarli degli strumenti giusti per inserire gli ordini direttamente nel vostro ERP. Ecco perché in Deestree abbiamo sviluppato 3 interfacce specifiche per le esigenze dei team di vendita, sia interni che esterni (agenti di vendita, promotori di vendita, ecc.). Questi team possono facilmente effettuare ordini per conto dei loro clienti, accedere allo storico degli ordini, creare rifornimenti, caricare foto dal campo, gestire attività di collaborazione, lasciare un piano di vendita, ecc...

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3. Fase 3: automatizzare la condivisione delle tariffe e degli aggiornamenti tariffari

Ogni anno, o più volte all'anno, è necessario aggiornare i prezzi. E se si aggiunge la complessità del business B2B, per cui ogni cliente ha spesso condizioni di prezzo specifiche, questo richiede un'enorme quantità di tempo, sia per i team di vendita che per quelli di amministrazione delle vendite. Tra preparare le tariffe, controllarle, rinegoziarle, condividerle, ecc... spesso ci vogliono alcune ore per ogni cliente. Soluzioni come Deestree facilitano la preparazione di tutto in un'unica interfaccia globale, e la condivisione di tutto in un solo clic una volta effettuati gli aggiornamenti dei prezzi. E la ciliegina sulla torta: le interfacce degli ordini si aggiornano automaticamente, senza attriti, in modo che i clienti non debbano cambiare le loro abitudini. Inoltre, i prezzi sono marcati temporalmente, per una maggiore trasparenza e tracciabilità. I nostri clienti risparmiano centinaia di ore per ogni venditore grazie ai nostri strumenti.

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4. Fase 4: facilitare l'inserimento degli ordini ricevuti per telefono.

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Non crediamo affatto che gli agenti robotici sostituiscano gli esseri umani nelle ordinazioni telefoniche. Ad alcuni clienti piace interagire con i vostri team ed effettuare gli ordini con una semplice telefonata. Solo che, molto spesso, i rappresentanti o gli amministratori delle vendite non dispongono di uno strumento di inserimento ordini sufficientemente funzionale e veloce per prendere l'ordine in tempo reale. Di conseguenza, annotano l'ordine su carta o sul computer, per poi reinserirlo nel sistema ERP in un secondo momento. A parte il dispendio di tempo della procedura, questo crea dei problemi: ad esempio, il FRANCO non viene controllato al momento della chiamata, il che può comportare l'invio di solleciti, ecc.

Soluzioni come Deestree consentono di prendere gli ordini con la stessa rapidità di una conversazione telefonica. In altre parole, ora è possibile prendere ordini in tempo reale. I nostri clienti impiegano in media 4 volte meno tempo per inserire un ordine in Deestree rispetto al loro ERP. Senza contare il calcolo automatico dello sconto cliente e delle regole FRANCO.

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5. Infine, passo 5: impostare un potente scanner digitale per trascrivere gli ordini di acquisto "cartacei" e EDI.

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Anche con le migliori interfacce di ordinazione, alcuni clienti continueranno a effettuare gli ordini dai propri sistemi, sia tramite documenti cartacei, PDF, file Excel o flussi EDI standardizzati. È qui che entrano in gioco la tecnologia OCR (Optical Character Recognition) e l'intelligenza artificiale: questa combinazione ci ha permesso di sviluppare lo scanner per ordini di acquisto più potente del mercato. È in grado di leggere automaticamente gli ordini di acquisto dei clienti, indipendentemente dal loro formato, e di trascrivere le informazioni chiave (riferimenti, quantità, prezzi, ecc.) direttamente nel vostro ERP.

Una volta scansionato un modulo d'ordine, Deestree OCR non si limita a leggere i dati, ma li arricchisce di un contesto. Ad esempio:

• Il contesto FRANCO (importi e soglie specifiche)
• Tipo di acquirente (grande cliente, distributore, rivenditore, ecc.)
• Le particolarità logistiche del cliente (in particolare la sua regione, il suo paese, ecc.)
• Desideri espressi (data di consegna, istruzioni speciali, ecc.)

Questo contesto aggiuntivo garantisce che il modulo d'ordine sia chiaramente compreso e interpretato senza ambiguità.

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A complemento delle interfacce digitali, l'OCR consente di raggiungere un livello di automazione ancora più elevato e di eliminare le ultime operazioni di riselezione manuale.‍

I vantaggi della digitalizzazione degli ordini per VSE/PMI nell'industria: fino al 95% in meno di rientri e clienti più fedeli. ‍

Implementando una serie di interfacce appropriate e uno scanner di ordini di acquisto, è possibile :

1. Riduzione degli errori: l'eliminazione della digitazione manuale comporta una riduzione degli errori umani.
2. Risparmiate tempo: i vostri team possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
3. Migliorare la soddisfazione dei clienti: un'evasione degli ordini fluida e veloce rafforza il rapporto con i vostri clienti.
4. Ottimizzate i vostri processi interni: gli ordini si integrano direttamente nel vostro sistema ERP, senza attriti.
5. Riduzione dei costi: meno tempo speso a riscrivere significa maggiore produttività.

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E soprattutto, ridurre fino al 95% le operazioni di ricopiatura per i vostri team! Volete vedere come Tchanqué Gourmet è riuscito a raggiungere queste cifre impressionanti in poche settimane? Potete leggere tutto qui!‍

Conclusione: passare all'automazione senza attrito ‍

Per ridurre quasi a zero la digitazione manuale, non è sufficiente implementare un'unica soluzione come un sito di e-commerce tradizionale. Il settore BtoB richiede un approccio flessibile che si adatti alla realtà dei vostri clienti. Adottando una serie di interfacce semplici e intuitive e abbinandovi l'implementazione di uno scanner digitale, potrete offrire ai vostri clienti un'esperienza priva di attriti che non modifichi le loro abitudini, automatizzando al contempo i vostri processi interni.

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In Deestree siamo specializzati nella digitalizzazione degli ordini per le aziende industriali. La nostra missione?

Aiutarvi a raggiungere quasi il 100% di automazione e a eliminare una volta per tutte la rilettura manuale. ‍

Siete pronti a trasformare la vostra gestione degli ordini? Contattateci oggi stesso per saperne di più!

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