5 sencillos pasos para eliminar la reescritura manual de pedidos: la guía simplificada para VSE/PYME industriales ‍.

En un mundo en el que la digitalización ocupa un lugar central en las estrategias de transformación empresarial, las empresas industriales muy pequeñas y medianas se enfrentan a menudo a retos específicos. Uno de los más lentos y costosos es la reintroducción manual de los pedidos de los clientes. Esta práctica, que sigue siendo demasiado habitual, hace perder mucho tiempo, da lugar a múltiples errores y dificulta la eficiencia de los equipos comerciales y administrativos.

El objetivo de esta guía es mostrarle cómo puede reducir casi a cero este reintroducción manual utilizando soluciones específicas adaptadas a su negocio B2B.
Pero antes, es esencial entender por qué las soluciones tradicionales de comercio electrónico no funcionan para el sector BtoB ‍.

¿Por qué el comercio electrónico tradicional no funciona para el B2B?

Cuando hablamos de digitalizar los pedidos, la primera respuesta suele ser: "¿Por qué no crear una tienda online para que los clientes puedan hacer sus pedidos directamente?".
Si bien esta solución es eficaz en el sector BtoC, dista mucho de adaptarse a la realidad del BtoB, y he aquí por qué: ‍...

1. Hábitos de pedido variados

En el sector B2B, cada cliente tiene su propia manera de hacer un pedido. Algunos prefieren enviar un correo electrónico con un archivo adjunto, otros transmiten sus necesidades por EDI (Intercambio Electrónico de Datos), mientras que otros optan por una simple llamada telefónica o un archivo Excel. En este contexto, una plataforma de comercio electrónico tradicional no puede abarcar todas las posibilidades.

2. Normas de tarificación complejas

Los pedidos B2B incluyen a menudo múltiples reglas de precios y condiciones específicas del cliente que son imposibles de gestionar a través de una simple interfaz de comercio electrónico. Los proveedores necesitan procesar estos pedidos con precisión y sin fricciones.

3. Necesidad de integración con los sistemas ERP existentes

Las empresas industriales ya dependen de sistemas ERP para gestionar su producción, existencias, envíos y facturación. Un sitio de comercio electrónico tradicional rara vez está diseñado para integrarse directamente con estas herramientas, lo que añade otra capa de introducción manual de datos.

4. Relaciones personalizadas con los clientes

El comercio B2B se basa en sólidas relaciones humanas.

Los pedidos no son puramente transaccionales: a menudo incluyen negociaciones de precios, condiciones de pago específicas o descuentos especiales que no pueden automatizarse fácilmente a través de un sitio de comercio electrónico ‍.

Sólo hay una solución viable para reducir el reintroducido manual: un conjunto de interfaces adaptadas a las necesidades B2B, combinadas con IA.

Seamos pragmáticos: reducir los reingresos manuales no es un proceso complicado, pero requiere unos cuantos pasos clave para garantizar la digitalización de todos los flujos de pedidos entrantes.

Porque estos flujos siempre serán variados, y hay que adaptarse a ellos en lugar de intentar unificarlos ‍‍.

1. Paso 1: Ofrezca a sus clientes "manuales" una interfaz de pedidos

‍

La mayoría de los clientes B2B no disponen de herramientas de pedido, por lo que realizan sus pedidos manualmente, por correo electrónico, un archivo Excel o un formulario de pedido tradicional. Estos clientes suelen ser una minoría, pero representan un volumen de pedidos importante y que requiere mucho tiempo. Ofrecerles interfaces sencillas e intuitivas para hacerle un pedido cambia sus hábitos muy rápidamente, y ya no vuelven atrás: es mucho más rápido hacer un pedido con una herramienta diseñada a tal efecto que con un correo electrónico o un documento que rellenar.

Sin embargo, tenga cuidado: no todos sus clientes manuales hacen los pedidos de la misma manera. Algunos lo hacen desde un almacén, en una tienda, en una estantería, mientras que otros están detrás de su ordenador, etc. Por eso, en B2B, hay que ofrecer una variedad de interfaces adaptadas a todos los usos potenciales.

‍

‍

2. Paso 2: Proporcione a sus equipos de ventas herramientas para tomar pedidos de clientes

‍

Esta etapa podría invertirse con la primera, en función del volumen de pedidos atendidos por los equipos sobre el terreno frente a los pedidos realizados por los clientes por su cuenta.

En el sector B2B, una gran parte de los pedidos suelen proceder de los equipos de campo, que pueden o no visitar a los clientes. Por lo tanto, es fundamental digitalizar también este proceso y dotarles de las herramientas adecuadas para introducir los pedidos directamente en su ERP. Por ello, en Deestree hemos desarrollado 3 interfaces específicas para las necesidades de los equipos de ventas, ya sean internos o externos (agentes comerciales, promotores de ventas, etc.). Estos equipos pueden realizar pedidos fácilmente en nombre de sus clientes, acceder al historial de pedidos, crear reposiciones, subir fotos desde el campo, gestionar tareas colaborativas, dejar un plan de ventas, etc...

‍

‍

3. Paso 3: Automatizar el intercambio de tarifas y sus actualizaciones

Cada año, o varias veces al año, hay que actualizar los precios. Y si a esto le añadimos la complejidad del negocio B2B, que hace que cada cliente tenga a menudo unas condiciones de precios específicas, esto consume una enorme cantidad de tiempo, tanto para los equipos de ventas como para los de administración de ventas. Entre preparar las tarifas, comprobarlas, renegociarlas, compartirlas, etc... a menudo se necesitan unas cuantas horas por cliente. Soluciones como Deestree facilitan la preparación de todo en una única interfaz global, y la puesta en común de todo en un solo clic una vez realizada la actualización de los precios. Y la guinda del pastel: las interfaces de pedido se actualizan automáticamente, sin fricciones, para que sus clientes no tengan que cambiar sus hábitos. Y los precios llevan un sello de tiempo, para mayor transparencia y seguimiento. Nuestros clientes ahorran cientos de horas por vendedor gracias a nuestras herramientas.

‍

‍

‍

4. Paso 4: Facilitar la entrada de pedidos recibidos por teléfono.

‍

No creemos en absoluto en los agentes robóticos para sustituir a los humanos en los pedidos telefónicos. A algunos clientes les gusta interactuar con sus equipos y hacer pedidos con una simple llamada telefónica. Salvo que, muy a menudo, los comerciales o administradores de ventas no disponen de una herramienta de entrada de pedidos lo suficientemente funcional y rápida para tomar el pedido en tiempo real. En consecuencia, anotan el pedido en papel o en el ordenador, para volver a introducirlo posteriormente en el sistema ERP. Aparte de la lentitud del procedimiento, esto crea problemas: por ejemplo, no se comprueba el FRANCO en el momento de la llamada, lo que puede dar lugar a que se envíen recordatorios, etc.

Soluciones como Deestree permiten tomar pedidos con la misma rapidez que una conversación telefónica. En otras palabras, ahora es posible tomar pedidos en tiempo real. Nuestros clientes emplean una media de 4 veces menos tiempo en introducir un pedido en Deestree que en su ERP. Y eso sin contar el cálculo automatizado del descuento del cliente y las reglas FRANCO.

‍

5. Por último, paso 5: instalar un potente escáner digital para transcribir las órdenes de compra "en papel" y EDI.

‍

Incluso con las mejores interfaces de pedidos, algunos clientes seguirán haciendo pedidos desde sus propios sistemas, ya sea mediante documentos en papel, PDF, archivos Excel o flujos EDI estandarizados. Ahí es donde entran en juego la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y la IA: esta combinación nos ha permitido desarrollar el escáner de órdenes de compra más potente del mercado. Puede leer automáticamente los pedidos de compra de sus clientes, sea cual sea su formato, y transcribir la información clave (referencias, cantidades, precios, etc.) directamente en su ERP.

Una vez escaneado un formulario de pedido, Deestree OCR no se limita a leer los datos: los enriquece con el contexto. Por ejemplo:

• El contexto FRANCO (importes y umbrales específicos)
• Tipo de comprador (gran cuenta, distribuidor, revendedor, etc.)
• Las particularidades logísticas del cliente (en particular, su región, país, etc.)
• Deseos expresos (fecha de entrega, instrucciones especiales, etc.)

Este contexto añadido garantiza que la orden de pedido se entienda claramente y se interprete sin ambigüedades.

‍

Como complemento a las interfaces digitales, el OCR permite alcanzar un nivel de automatización aún mayor y eliminar las últimas tareas manuales de reintroducción.‍

Las ventajas de digitalizar los pedidos para las PYME industriales: hasta un 95% menos de reintentos y clientes más fieles ‍.

Implementando un conjunto de interfaces apropiadas y un escáner de órdenes de compra, puede :

1. Reducción de errores: no más reintroducción manual significa menos errores humanos.
2. Ahorre tiempo: sus equipos podrán concentrarse en tareas de mayor valor añadido.
3. Mejore la satisfacción del cliente: un procesamiento de pedidos rápido y sin problemas refuerza la relación con sus clientes.
4. Optimice sus procesos internos: los pedidos se integran directamente en su sistema ERP, sin fricciones.
5. Reduzca costes: menos tiempo dedicado a volver a teclear significa mayor productividad.

‍

Y, sobre todo, ¡reducir hasta en un 95% las reintroducciones de sus equipos! ¿Quiere saber cómo Tchanqué Gourmet ha conseguido estas impresionantes cifras en tan sólo unas semanas? Puede leerlo todo aquí.‍

Conclusión : Pasar a la automatización sin fricción ‍

Para reducir casi a cero el reintroducido manual, no basta con implantar una solución única como un sitio de comercio electrónico tradicional. El sector BtoB requiere un enfoque flexible que se adapte a las realidades de sus clientes. Si adopta un conjunto de interfaces sencillas e intuitivas y lo combina con la implantación de un escáner digital, podrá ofrecer a sus clientes una experiencia sin fricciones que no cambie ninguno de sus hábitos, al tiempo que automatiza sus procesos internos.

‍

En Deestree somos especialistas en la digitalización de pedidos para empresas industriales. ¿Nuestra misión?

Ayudarle a alcanzar casi el 100% de automatización y eliminar de una vez por todas el reintroducción manual. ‍

¿Está listo para transformar su gestión de pedidos? Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información.

‍